Von HubSpot zu Pipedrive wechseln: Der komplette Migrationsleitfaden 2026

Warum Unternehmen von HubSpot zu Pipedrive wechseln

HubSpot hat sich in den letzten Jahren als All-in-One-Plattform positioniert, die weit über das klassische CRM hinausgeht. Das ist für manche Unternehmen ein Vorteil — für viele B2B-Vertriebsteams jedoch ein Problem. Die Plattform wird unübersichtlich, die Kosten steigen mit jedem zusätzlichen Feature, und die Vertriebsmitarbeiter verbringen mehr Zeit mit der Software als mit dem Verkauf.

Pipedrive hingegen wurde von Verkäufern für Verkäufer entwickelt. Der Fokus liegt vollständig auf dem Pipeline-Management, und die Benutzeroberfläche ist bewusst einfach gehalten. Das führt zu einer deutlich höheren Akzeptanz im Team — und letztlich zu besseren Verkaufsergebnissen.

Vor der Migration: Was Sie vorbereiten müssen

1. Dateinventur in HubSpot durchführen

Bevor Sie mit der Migration beginnen, müssen Sie genau wissen, was Sie migrieren wollen. Exportieren Sie aus HubSpot alle relevanten Daten: Kontakte, Unternehmen, Deals, Aktivitäten (Anrufe, E-Mails, Meetings), und benutzerdefinierte Eigenschaften.

Wichtig: Exportieren Sie nicht blind alle Daten. Nutzen Sie die Migration als Gelegenheit, Ihren Datenbestand zu bereinigen. Doppelte Kontakte, inaktive Deals aus den letzten drei Jahren, und unvollständige Datensätze sollten Sie jetzt aussortieren — nicht nachher in Pipedrive.

2. Ihr neues Pipeline-Modell in Pipedrive definieren

Das grösste Fehler bei CRM-Migrationen: Man übernimmt einfach die alten Pipelinephasen ins neue System. Nutzen Sie den Wechsel, um Ihren Verkaufsprozess zu überdenken. Welche Phasen spiegeln Ihren realen Verkaufszyklus wider? Wie viele Stufen brauchen Sie wirklich?

Ein gutes B2B-Pipeline-Modell in Pipedrive umfasst typischerweise 5 bis 7 Phasen: Qualifizierter Lead → Erstkontakt → Demo/Termin → Angebot versendet → Verhandlung → Abschluss. Mehr Phasen bedeuten mehr Aufwand für die Vertriebsmitarbeiter — und weniger Akzeptanz.

3. Custom Fields in Pipedrive konfigurieren

HubSpot und Pipedrive haben unterschiedliche Datenmodelle. Die benutzerdefinierten Eigenschaften aus HubSpot müssen auf benutzerdefinierte Felder in Pipedrive gemappt werden. Erstellen Sie in Pipedrive alle notwendigen Felder, bevor Sie mit dem Datenimport beginnen.

Der Migrationsprozess: Schritt für Schritt

Schritt 1: HubSpot-Daten exportieren

In HubSpot gehen Sie zu Einstellungen → Daten → Exportieren. Exportieren Sie separate CSV-Dateien für Kontakte, Unternehmen und Deals. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Felder im Export enthalten sind — insbesondere Telefonnummern, E-Mail-Adressen, und Dealwerte.

Schritt 2: Daten bereinigen und vorbereiten

Öffnen Sie die exportierten CSV-Dateien und bereinigen Sie die Daten. Entfernen Sie Duplikate, vervollständigen Sie fehlende Pflichtfelder, und standardisieren Sie Formatierungen (z.B. Telefonnummern, Ländercodes). Dieser Schritt nimmt Zeit in Anspruch, ist aber entscheidend für die Qualität Ihrer Daten in Pipedrive.

Schritt 3: Daten in Pipedrive importieren

Pipedrive bietet einen integrierten Import-Assistenten, der CSV-Dateien verarbeiten kann. Gehen Sie zu Kontakte → Importieren und folgen Sie dem Assistenten. Das Tool ermöglicht Ihnen, die Spalten Ihrer CSV-Datei den entsprechenden Feldern in Pipedrive zuzuordnen.

Importreihenfolge: Zuerst Organisationen importieren, dann Kontakte (mit Verknüpfung zur Organisation), und zuletzt Deals (mit Verknüpfung zu Kontakten und Organisationen).

Schritt 4: Historische Aktivitäten und Notizen übertragen

Aktivitätsdaten (E-Mails, Anrufe, Meetings) lassen sich nicht immer direkt importieren. Für kritische historische Daten empfehlen wir, die wichtigsten Informationen als Notizen zu den entsprechenden Deals oder Kontakten hinzuzufügen. Für eine vollständige Automatisierung dieses Prozesses kann Make (ehemals Integromat) eingesetzt werden.

Schritt 5: Automatisierungen einrichten

Nach dem Datenimport ist es Zeit, die Automatisierungen zu konfigurieren. Pipedrive bietet native Automatisierungen ab dem Advanced-Tarif. Für komplexere Workflows empfehlen wir Make: Neue Deals automatisch anreichern, Slack-Benachrichtigungen senden, Dokumente generieren, und Ihr Fakturierungstool verbinden.

Die häufigsten Fehler bei der Migration

Fehler 1: Daten ungefiltert übernehmen

Ein CRM-Wechsel ist eine Chance, aufzuräumen. Wer veraltete Daten, tote Deals und Duplikate ungefiltet überträgt, löst das grundlegende Problem nicht — er verschiebt es nur.

Fehler 2: Das Team nicht einbeziehen

Eine Migration, die am Team vorbei geplant wird, scheitert an der Akzeptanz. Binden Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter frühzeitig ein, fragen Sie nach Ihren Anforderungen, und schulen Sie sie vor dem Go-live.

Fehler 3: Ohne klaren Go-live-Termin migrieren

Parallelbetrieb von HubSpot und Pipedrive über mehrere Wochen führt zu Datendifferenzen und Verwirrung im Team. Definieren Sie einen klaren Cut-over-Termin und halten Sie ihn ein.

Was nach der Migration zu tun ist

Die eigentliche Arbeit beginnt nach der Migration. Ihre Pipedrive-Konfiguration wird sich in den ersten Wochen noch weiterentwickeln, wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter das System nutzen. Planen Sie regelmässige Check-ins ein, um Feedback zu sammeln und Anpassungen vorzunehmen.

Typische Optimierungen in den ersten 30 Tagen: Pipelinephasen anpassen, Custom Fields ergänzen, Automatisierungen verfeinern, Dashboard und Berichte konfigurieren.